リモートワークでの意思疎通に困らないためのコミュニケーションテクニック9連発

こんにちは！越後長岡から「ふるさと勤務」というなのフルリモートワークを続けて早6年目になる髙野です。

ここ数年世の中の流れとしてリモートワーク中心の働き方をする方が増えたのではないかと思います。 しかし、リモートワークで円滑に意思疎通するには かなりのスキルが必要です。

この記事では、そんなスキルアップに向けて使えるテクニックについて、自分が自然に行っていることを明文化してみます。

始める前に大前提

具体の話を始める前に、リモートワーク問わず以下の大前提を頭に入れておいて下さい。

• 伝えなければ伝わらない
  • 伝えても伝わらないこともよくある
• 人の記憶は当てにならない
  • 自分も他人も
• 想像するものは人によって違う
  • 同じ言葉でも違うものを指していることがある
• パフォーマンスは機嫌によって結構左右される
  • 萎縮すると能力は数段落ちてしまう

オフラインのやり取りでは、このあたりを同期的に軌道修正することがまだできるのですが、リモートワークだと相当気をつけないとクリティカルになってしまいます。

この前提を元に私が普段気にしていること、それはどういった意図で行っているかを紹介していきます。

• 短文で端的に意図を伝える
• ミーティングは議事録駆動にする
• 同時編集ツールを使って議論する
• 2往復して意図が伝わらなかったらすぐ会話に切り替える
• 会話して決まったことは必ず記録に残す
• 情報ソースを添える
• 判断できる情報を文にして提示する
• ミーティングはカメラオンでニコニコする
• 雑談は自分から始める

コミュニケーションテクニック9連発

短文で端的に意図を伝える

• 1-4行以内の箇条書きで表現する [MUST]
  • いつまでに何をしてほしいか
  • なぜメッセージを送っているか
  • 何を解決したいか
• 1行はなるべく折り返しなしの長さに抑える [SHOULD]
• 文頭、文末のあいさつを省けないか考慮する [CONSIDER]

意図

• 長い文章はそれだけで読み手の気を削いでしまう
• 読み手の認知負荷を下げて、集中すべき事柄を理解しやすくする

ミーティングは議事録駆動にする

• 議事録を画面共有しながらミーティングする [MUST]
• 決まったことはその場で議事録に記載する [MUST]
  • だれが、いつ、なにをやるか
  • なぜそう決めたか
• ミーティングの終わりには完成した議事録で改めて認識確認をする [MUST]

意図

• 議論があっちこっちにいくのを防ぐ
• 「後で書いておきます」はたいてい忘れられるのでそれを防ぐ
• 共通認識をつくって、ミーティングに参加したメンバーがそれぞれ次に向かってアクションできるようにする

同時編集ツールを使って議論する

• 議論は同時編集ツールを使って行う [SHOULD]
  • CacooやMiroなどのホワイトボードツール
  • Google Docs、SpreadSheetなどのドキュメントツール
  • etc...
• 議論に用いるツールは画面共有する [MUST]

意図

• 議論が空中戦になるのを防ぐ
  • 各自が勝手に想像したもので「あそこのあれをこんな感じで」みたいなのはまず伝わらない
• 自分で思ったとおりに編集して、意図を伝える
  • 「この箇所」をマウスカーソルや図・文章の変更で伝える
• 議事録をみんなで作り上げる

メッセージ→会話の組み合わせを活用する

• 初手のメッセージは2往復までにする [MUST]
• 意図が伝わらなければすぐに会話に切り替える [MUST]

意図

• 自分の文章化能力を過信してはいけない
  • 書いてあっても伝わるとは限らない
• 会話で細かなコンテキストを添えることでWhyを伝えやすくなる

会話して決まったことは必ず記録に残す

• 会話をしたら結論を記録に残す [MUST]
  • 何があって、次にいつ誰が何をやるか

意図

• 「アレってどうなったんだっけ？」を極力排除するため
  • 記憶はあっという間に揮発する
• 次の動きを他の人に見えるようにするため

情報ソースを添える

• 情報ソースがあれば URLを必ず添える [MUST]
  • 相談、依頼、タスクの元になったメッセージ、チケットなど

意図

• これは何から来たのか、なぜやるのかのコンテキストを辿れるようにする
  • 記憶はあっという間に揮発する

判断できる情報を揃えて文にして提示する

• 判断を仰ぐなら必要な情報を文にまとめる [MUST]
• そのうえで参考となるURLは別途添える [MUST]

意図

• 即断即決できるようにするため
  • スレッドを遡らないと情報が得られないなら何を見て何を判断しないといけないかわからない

ミーティングはカメラオンでニコニコする

• リモートミーティングの少なくとも最初はカメラオンにする [SHOULD]
• できるだけニコニコする [MUST]

意図

• 空元気でも「元気」
  • 元気なふりをすると元気な気がしてくる
• 機嫌が良ければ話をしやすい

雑談は自分から始める

• リモートミーティング開始前にメンバーが入ってきたら挨拶する [MUST]
• 天気の話とかでいいので雑談を自分から振る [SHOULD]

意図

• アイスブレーキングの力は実は馬鹿にできない
• 思わぬ趣味とかこだわりとかの人となりを知れる

まとめ

ざっと上げてみましたが、いずれも「練習しないとできるようにならない」ことばかりです。

こつこつと「やってみて」自分のものにしていってください。

また、もっとかっちりしたものとしては、GitLabのものが有名です。こちらも翻訳ツールなどの力を借りて読んでみてはいかがでしょうか？

GitLab Communication | The GitLab Handbook